Microsoft Word
Trong thời đại công nghệ số hiện nay, việc bảo mật thông tin là vô cùng quan trọng, đặc biệt là với những tài liệu chứa nội dung nhạy cảm. Microsoft Word, phần mềm soạn thảo văn bản phổ biến nhất hiện nay, cung cấp cho người dùng tính năng đặt mật khẩu để bảo vệ file Word khỏi sự truy cập trái phép.
Việc đặt mật khẩu cho file Word mang đến nhiều lợi ích thiết thực như:
- Ngăn chặn việc sao chép nội dung trái phép: Mật khẩu sẽ là “bức tường” vững chắc bảo vệ tài liệu của bạn khỏi những ánh mắt tò mò.
- Kiểm soát việc chỉnh sửa nội dung: Bạn có thể yên tâm chia sẻ tài liệu mà không lo bị thay đổi nội dung khi chưa được cho phép.
- Nâng cao tính bảo mật cho dữ liệu: Đảm bảo an toàn thông tin, đặc biệt là trong môi trường làm việc chia sẻ tài liệu thường xuyên.
Hướng dẫn chi tiết cách đặt mật khẩu cho file Word
1. Đặt mật khẩu cho toàn bộ file Word
Bước 1: Mở file Word bạn muốn đặt mật khẩu, chọn File > Save As > Browse.
Bước 2: Tại hộp thoại Save As, chọn vị trí lưu file. Sau đó, nhấn chọn Tools > General Options.
Bước 3: Hộp thoại General Options hiện ra, bạn có thể lựa chọn một trong hai chế độ đặt mật khẩu:
- Password to open: Yêu cầu nhập mật khẩu để mở file Word.
- Password to modify: Yêu cầu nhập mật khẩu để chỉnh sửa tài liệu. Bạn cũng có thể chọn chế độ chỉ đọc nội dung file và không thể sao chép hay chỉnh sửa.
Lưu ý: Để tăng cường bảo mật, bạn nên đặt cả hai chế độ mật khẩu với hai dãy ký tự khác nhau.
Bước 4: Nhập mật khẩu vào ô tương ứng và xác nhận lại mật khẩu.
Bước 5: Nhấn OK để lưu lại thiết lập và đóng hộp thoại General Options.
Bước 6: Nhấn Save để lưu lại file Word đã được đặt mật khẩu.
2. Bật chế độ Protect Document để bảo vệ nội dung
Bước 1: Mở file Word cần đặt bảo mật, chọn Review > Restrict Editing.
Bước 2: Tại mục Editing restrictions, tích chọn Allow only this type of editing in the document.
Bước 3: Lựa chọn quyền xem và chỉnh sửa cho tài liệu:
- Tracked changes: Cho phép theo dõi thay đổi.
- Comments: Cho phép thêm ghi chú.
- Filling in forms: Cho phép thay đổi các đối tượng trong biểu mẫu.
- No changes (read only): Chỉ cho phép đọc, không cho phép thay đổi bất kỳ nội dung nào.
Bước 4: Nhấn chọn Yes, Start Enforcing Protection.
Bước 5: Nhập và xác nhận mật khẩu để cài đặt bảo mật nội dung.
Bước 6: Nhấn OK để lưu lại cài đặt.
3. Bảo vệ một vùng dữ liệu Word bất kỳ
3.1. Khóa một Section bất kỳ
Bước 1: Đặt con trỏ chuột tại vị trí section muốn khóa > Layout > Breaks > Continuous.
Bước 2: Chọn Review > Restrict Editing.
Bước 3: Tại mục Editing restrictions, tích chọn Allow only this type of editing in the document.
Bước 4: Chọn chế độ Filling in forms.
Bước 5: Nhấn chọn Select sections > Chọn section muốn khóa > OK.
Bước 6: Nhấn chọn Yes, Start Enforcing Protection.
Bước 7: Nhập và xác nhận mật khẩu.
Bước 8: Nhấn OK để lưu lại cài đặt.
3.2. Khóa một phần, vùng nhỏ dữ liệu Word
Bước 1: Hiển thị tab Developer:
- Word 2007: Nhấn biểu tượng Office > Word Options > Popular > Tích chọn Show Developer tab in the Ribbon.
- Word 2010 trở lên: Chọn File > Options > Customize Ribbon > Tích chọn Developer.
Bước 2: Bôi đen vùng dữ liệu muốn khóa > Chọn tab Developer > Rich text > Control Properties.
Bước 3: Tại hộp thoại Content Control Properties:
- Title: Nhập tiêu đề cho vùng dữ liệu muốn khóa.
- Locking: Tích chọn Content Control cannot be deleted và Content cannot be edit.
- Nhấn OK.
Bước 4: Chọn Developer > Restrict Editing.
Bước 5: Tại Formatting restrictions, tích chọn Limit Formatting to a selection of styles.
Bước 6: Nhấn Yes, Start Enforcing Protection.
Bước 7: Nhập và xác nhận mật khẩu.
Bước 8: Nhấn OK để lưu lại cài đặt.
Kết luận
Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những kiến thức bổ ích về cách đặt mật khẩu cho file Word. Việc bảo mật thông tin là vô cùng quan trọng, hãy áp dụng ngay những thủ thuật đơn giản này để bảo vệ tài liệu của bạn một cách hiệu quả.
